Descrição da Vaga:
O Assistente Administrativo e Financeiro é responsável por prestar todo o apoio necessário para que a operação se desenrole de forma eficiente, desenvolvendo uma série de tarefas administrativas e financeiras.
A atividade do Assistente Administrativo e Financeiro é crucial para assegurar que a organização desenvolve a sua atividade com base em informação fidedigna e atualizada, de forma eficaz, possibilitando que outros colaboradores e executivos se possam focar nas suas tarefas e responsabilidades.
O Assistente Administrativo e Financeiro deve tratar e registrar a documentação da organização e os registos contabilísticos em tempo útil e sem falhas, cumprindo os requisitos legais em vigor.
Tarefas Gerais
* Elaborar e apresentar mapa de Cash flow semanal e orçamento;
* Gerer os registos, arquivo e comunicações necessárias com as entidades gestoras de apoios / fundos públicos e demais partes interessadas;
* Ser a enzima que organiza e distribui a informação inter-departamento (ex: alertar os clientes internos para os recebimentos do dia, de forma a libertar as encomendas);
* Atender chamadas: gerir o sistema de chamadas, atender e transferir chamadas, registar e transmitir mensagens;
* Gestão de correio e encomendas: auditar, distribuir, acompanhar e registar o correio e as encomendas que saem e entram;
* Gestão contabilística de clientes e fornecedores;
* Gestão dos registos relacionados com Recursos humanos;
* Análises de rentabilidade;
* Criação de ficheiros de controlo;
* Gestão de processos e logística;
* Gestão de emails;
* Identificação e gestão documental de concursos públicos nas diferentes plataformas online;
* Efetuar o atendimento presencial e telefónico de clientes e demais stakeholders, prestando informações simples de cariz comercial ou o encaminhamento para a equipa comercial, no caso de questões mais complexas;
* Garantir a realização de tarefas de suporte à atividade, nomeadamente reportes de informação de gestão e reportes para clientes, manutenção de bases de dados, registo e atualização de operações, entre outras;
* Gestão de infraestrutura local: manter um ambiente de escritório bem organizado e eficiente, incluindo a gestão dos consumíveis e equipamentos;
* Receber e assistir os visitantes;
* Demais atividades e tarefas conexas;
Tarefas Específicas
CLIENTES
* Faturação;
* Cobranças;
* Registrar recebimentos nos bancos;
* Controlo contas correntes;
* Circularização;
FORNECEDORES
* Registo e arquivo de faturas;
* Realização de pagamentos e respetivo registo em PHC;
* Controlo de conta correntes;
* Circularização;
CONTABILIDADE
* Mantar todos os registos em PHC para o fecho do mês/ano;
* Tudo o que tenha a ver com Impostos;
* Declarações obrigatórias (ex: INE, BdP, etc.);
* Relatório único;
* Gestão e controlo de arquivo;
* Submissão de SAF-T;
RECURSOS HUMANOS
* IEFP e estágios académicos;
* Tratar tudo o que tenha a ver com saúde, higiene e segurança no trabalho;
* Controlo e registo de férias e faltas;
* Manter todos os registos necessários ao cumprimento dos requisitos legais relacionados com RH;
* Report semanal de férias aos diretores de departamento;
* Controlo contratual (ex: renovações);
OUTROS
* Declarações mensais/anuais de resíduos ambientais (Ex: ERP, MIRR, outros);
* Resposta a inquéritos do INE e demais entidades públicas e privadas;
* Apoio AD-HOC aos diferentes departamentos;
Atributos Académicos:
Licenciatura ou Mestrado em Gestão, Economia, Contabilidade, Administração de Empresas, Secretariado ou áreas similares com experiência superior a 3 anos.
Atributos Profissionais:
3 anos de experiência em posição semelhante (preferencial). Conhecimento e experiência comprovada com software PHC.
Atributos do Perfil:
* Feminino/Masculino;
* Organizado, rigoroso e disciplinado;