Objetivos da Vaga
O propósito de um(a) assistente administrativo e financeiro é prestar todo o apoio necessário para que a operação se desenrole de forma eficiente, desenvolvendo uma série de tarefas administrativas e financeiras.
Tarefas Gerais
* Elaborar e apresentar mapa de fluxo de caixa semanal e orçamento.
* Gerir os registos, arquivo e comunicações necessárias com as entidades gestoras de apoios / fundos públicos e demais partes interessadas.
* Ser a enzima que organiza e distribui a informação inter-departamento (ex: alertar os clientes internos para os recebimentos do dia, de forma a libertar as encomendas).
* Atender chamadas: gerir o sistema de chamadas, atender e transferir chamadas, registar e transmitir mensagens.
* Gestão de correio e encomendas: auditar, distribuir, acompanhar e registar o correio e as encomendas que saem e entram.
* Gestão contabilística de clientes e fornecedores.
* Gestão dos registos relacionados com Recursos humanos.
* Análises de rentabilidade.
* Criação de ficheiros de controlo.
* Gestão de processos e logística.
* Gestão de emails.
* Identificação e gestão documental de concursos públicos nas diferentes plataformas online.
Tarefas Especificas
CLIENTES
* Faturação
* Cobranças
* Registrar recebimentos nos bancos
* Controlo contas correntes
* Circularização
FORNECEDORES
* Registo e arquivo de faturas
* Realização de pagamentos e respetivo registo em PHC
* Controlo de conta corrente
* Circularização
CONTABILIDADE
* Mantendo todos os registos em PHC para o fecho do mês/ano
* Tudo o que tenha a ver com Impostos
* Declarações obrigatórias (ex: INE, BdP, etc.)
* Relatório único
* Gestão e controlo de arquivo
* Submissão de SAF-T
RECURSOS HUMANOS
* IEFP e estágios académicos.
* Tratar tudo o que tenha a ver com saúde, higiene e segurança no trabalho.
* Controlo e registo de férias e faltas.
* Mantendo todos os registos necessários ao cumprimento dos requisitos legais relacionados com RH.
* Report semanal de férias aos diretores de departamento.
* Controlo contratual (ex: renovações).
OUTROS
* Declarações mensais/anuais de resíduos ambientais (Ex: ERP, MIRR, outros).
* Resposta a inquéritos do INE e demais entidades públicas e privadas.
* Apoio AD-HOC aos diferentes departamentos.
Atributos Académicos
* Licenciatura ou Mestrado em Gestão, Economia, Contabilidade, Administração de Empresas, Secretariado ou áreas similares com experiência superior a 3 anos.
* Português (mandatório): nativo.
* Inglês: Oral – C1; Escrito – B2.
* Dominio avançado de PHC (obrigatório).
* Dominio avançado de Excel (essencial).
* Dominio das restantes ferramentas Microsoft Office 365.
Valorizamos
* Formação complementar na área de Gestão, Direito, Economia, Liderança, Gestão de conflitos, Gestão de equipas.
* Conhecimentos de marketing.
Atributos Profissionais
* 3 anos de experiência em posição semelhante (preferencial).
* Conhecimento e experiência comprovada com software PHC.
Atributos do Perfil
* Feminino/Masculino.
* Organizado, rigoroso e disciplinado.
* Capacidade analítica.
* Empático.
* Capacidade de comunicação e relacionamento.
* Resiliente.
* Proativo para encontrar soluções para os problemas.
* Focado na melhoria contínua.
* Flexível e dinâmico.
* Polivalente.
* Com sentido de responsabilidade e autonomia no trabalho.
* Com espírito de equipa.
* Fortemente capaz de organização e atenção ao detalhe.
* Capacidade de gerir múltiplas tarefas e responsabilidades em simultâneo.
* Disponibilidade total e imediata.
* Fortemente sentido de confidencialidade e ética.