Descrição do Cargo
Local: Lisboa. O candidato irá trabalhar em um escritório na cidade de Lisboa.
Atividades Principais:
* Desenvolver e manter sistemas de arquivamento físico e digital, garantindo a organização e o acesso aos dados necessários;
* Manter atualizadas as listas de contatos importantes para o desempenho da função;
* Garantir a manutenção de um espaço de trabalho limpo e organizado, contribuindo para a produtividade e bem-estar dos funcionários;
* Auxiliar no planejamento de agenda, anotando tarefas importantes e prazos para cumprimento;
* Fazer ligações ou enviar e-mails para condomínios, empresas de utilidades e outras entidades quando necessário para atender às responsabilidades do cargo;
* Acompanhar pagamentos mensais/anuais das propriedades sob gestão;
* Encontrar, baixar, nomear e arquivar despesas de todas as propriedades, garantindo transparência e controle financeiro;
* Enviar relatórios mensais detalhados sobre os custos de cada propriedade ao contador;
* Preparar relatórios estatísticos com os custos de cada propriedade, proporcionando uma visão clara sobre as despesas;
* Manter atualizado o calendário de reservas confirmadas para as propriedades alugadas;
* Atualizar e manter políticas e procedimentos do escritório para garantir eficiência e qualidade nos serviços prestados;
* Verificar e atualizar as listas de verificação e informações das propriedades, garantindo que todos os dados estejam atualizados e precisos;
* Realizar inventários detalhados das propriedades para identificar necessidades de reparo ou renovação;
* Inserir leituras mensais dos utilitários para controlar os gastos com serviços públicos;
* Proporcionar suporte geral e supervisão às propriedades, garantindo que tudo esteja em ordem;
* Organizar cestas de boas-vindas para os inquilinos que estão sendo recebidos nas propriedades;
* Realizar verificações anteriores à chegada e após a saída dos inquilinos, garantindo que a propriedade esteja em conformidade com os padrões de qualidade.
Requisitos e Habilidades:
* Ter carro próprio para realizar visitas às propriedades;
* Comparecer regularmente ao escritório para realizar suas funções de forma eficiente;
* Ter proficiência em MS Office, especialmente em MS Excel, para gerenciar e analisar dados com eficácia;
* Excelentes habilidades de gerenciamento de tempo e capacidade de priorizar tarefas para maximizar a produtividade;
* Atenção aos detalhes e habilidades para resolver problemas de maneira criativa e eficaz;
* Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal em português e inglês para interagir com clientes, fornecedores e colegas de trabalho;
* Fortes habilidades organizacionais e capacidade de realizar múltiplas tarefas simultaneamente para garantir a eficiência e a satisfação dos clientes;
* Confidencialidade e confiança são prioridades para garantir a privacidade dos clientes e colaboradores.
Se você é uma pessoa organizada, comunicativa e detetiva, com facilidade em resolver problemas e gerenciar seu tempo, está convidado(a) a aplicar-se a esta vaga!