A SRAM Portugal pretende reforçar a sua equipa com a admissão de um(a) Office Manager.
Principais Responsabilidades:
* Acolher e acompanhar visitantes com simpatia e profissionalismo, encaminhando-os de forma adequada e prestando as informações necessárias, muitos deles internacionais;
* Organizar e gerir a correspondência (e.g., verificação de emails, correio e demais correspondência) e encomendas, assegurando a receção, triagem e distribuição de forma eficaz;
* Coordenar o aprovisionamento de materiais de escritório, garantindo o stock necessário e negociando com fornecedores para otimização de custos;
* Apoiar a organização de eventos corporativos e outras iniciativas locais, respeitando o budget aprovado (e.g., festa de verão, aniversários, fruta);
* Organizar e coordenar reuniões e visitas de grupo, incluindo a preparação de materiais, reservas de salas, equipamentos de proteção individual e restante logística;
* Gerir todo o processo de organização de viagens e reservas de alojamento e validação das faturas e despesas;
* Gestão e manutenção de snacks e bebidas (e.g., assegurar stock dentro do orçamento definido e acompanhar as datas de validade);
* Recolher e organizar informação para a elaboração de documentos institucionais;
* Afixar documentação obrigatória nos locais de trabalho;
* Efetuar a gestão dos chaveiros de toda a organização (e.g., solicitar criação de cópias, criar identificadores).
* Entregar fardamento aos colaboradores;
* Apoiar na elaboração e/ou tradução de documentos, relatórios, apresentações e outros de apoio a reuniões;
* Contribuir para o desenvolvimento de uma cultura de melhoria contínua, fazendo propostas de melhoria nos processos ou rotinas de trabalho.
Requisitos:
* Habilitações académicas ao nível da Licenciatura em Secretariado, Línguas, Letras ou similares (preferencial);
* Experiência prévia em funções similares, como receção, gestão de escritório ou apoio administrativo (preferencial);
* Fluência oral e escrita em inglês. Conhecimentos de outras línguas serão valorizados;
* Experiência em SAP (preferencial);
* Excelente capacidade de comunicação verbal e escrita, com atenção ao detalhe e orientação para o cliente;
* Elevada capacidade de planeamento e organização;
* Elevado sentido de responsabilidade, ética e confidencialidade;
* Atitude profissional, simpática, flexível e proativa, com forte capacidade de resolução de problemas;
* Carta de condução;
* Residência na zona Coimbra (preferencial).
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