Assistente Administrativo
O nosso escritório procura um profissional motivado para trabalhar em Lisboa.
Atividades:
* Desenvolver e manter sistemas de arquivamento físico e digital;
* Mantecer listas de contatos;
* Manter o espaço de escritório limpo;
* Pedir materiais de escritório quando necessário;
* Auxiliar no planejamento da agenda, anotando tarefas importantes e prazos;
* Fazer ligações/enviar e-mails para condomínios, empresas de utilidades, etc., quando necessário;
* Acompanhar pagamentos mensais/anuais;
* Encontrar, baixar, nomear e arquivar despesas de todas as propriedades;
* Enviar e-mail mensal aos contadores com as reconciliações;
* Relatórios programados regularmente;
* Preparar relatórios mensais com os custos de cada propriedade;
* Mantecer o calendário de reservas confirmadas atualizado;
* Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs);
* Atualizar e manter as políticas e procedimentos do escritório;
* Atualizar e manter as listas de verificação e informações das propriedades;
* Preparar e verificar inventários das propriedades;
* Inserir leituras mensais dos utilitários;
* Suporte geral e supervisão das propriedades;
* Organizar cestas de boas-vindas para aluguel de curto prazo;
* Verificar as propriedades antes da chegada e após a saída dos inquilinos.
Requisitos e Habilidades:
* Possuir carro;
* Presença física no escritório;
* Proficiência no MS Office (principalmente MS Excel);
* Excelentes habilidades de gestão de tempo e capacidade de priorizar tarefas;
* Atenção aos detalhes e habilidades para resolver problemas;
* Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal em português e inglês;
* Fortes habilidades organizacionais e capacidade de realizar múltiplas tarefas simultaneamente;
* Confidencialidade e confiança são prioridades.